Dalam dunia ekspedisi, surat pengiriman barang memiliki kegunaan sangat penting untuk bisa memproses pengiriman barang. Surat pengiriman barang merupakan jenis surat yang dilampirkan saat proses pengiriman barang dilakukan jenis apa pun. Tujuan dibuatnya surat tersebut adalah agar pihak penerima bisa memiliki persiapan sebelum menerima kiriman barang sesuai dengan daftar yang dilampirkan bersamaan surat tersebut.
Fungsi Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Secara umum, surat pemberitahuan pengiriman barang akan memberikan informasi penerima ataupun pihak lainnya yang berkepentingan dengan pengiriman barang tersebut. Di dalam surat akan terdapat informasi penting yang dicantumkan dengan jelas misalnya untuk tanggal pengiriman, alamat pengirim dan penerima barang, nomor resi serta detail barang yang akan dikirim.
Berikut adalah beberapa fungsi dari dibuatnya surat pemberitahuan pengiriman barang:
a. Sebagai surat pemberitahuan yang menjelaskan bahwa produk atau barang yang dikirim sesuai atau tidak dengan permintaan konsumen
b. Sebagai surat pemberitahuan pada konsumen atau pihak penerima barang bahwa produk yang dipesan konsumen tersedia atau tidak
c. Sebagai surat konfirmasi pada pihak penerima barang bahwa produk yang dipesannya sudah disiapkan dan akan dilakukan pengiriman dengan baik oleh pihak jasa ekspedisi, terutama jika jumlah pesanannya cukup banyak
d. Untuk menjadi dokumen pelengkap yang bisa membantu pihak pengirim barang untuk meminta sejumlah pembayaran pada konsumen atau penerima kiriman barang
e. Untuk memberikan antisipasi adanya kesalahan pengiriman seperti keliru jenis produk, jumlah yang tidak sesuai dan lain sebagainya dengan cara mengecek informasi yang tercantum di dalam surat pemberitahuan tentang pengiriman barang
Baca juga: Fungsi Surat Jalan Pengiriman dan Format Lengkapnya!
Komponen Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Berikut ini adalah komponen penting yang harus ada di dalam surat pengiriman barang yaitu:
1. Kop surat
Merupakan bagian surat yang memiliki peranan penting karena akan menginformasikan tentang profil perusahaan pengiriman sehingga bisa digunakan ketika membutuhkan komunikasi terkait pengiriman barang.
2. Nomor surat
Kegunaan dari nomor surat adalah sebagai sebuah penanda agar sebuah dokumen pengiriman barang bisa dicari dengan cepat ketika dibutuhkan.
3. Nama dan alamat tujuan pengiriman barang
Informasi tersebut akan memastikan pengiriman barang dilakukan dengan cepat dan tepat sesuai alamat yang diminta pemesan barang.
Baca juga: Inilah Contoh Formulir Pengiriman Barang yang Perlu Anda Ketahui!
4. Perihal pengiriman barang
Memiliki fungsi untuk memudahkan pihak penerima barang atau pihak lainnya yang bersangkutan tentang maksud dari pengiriman surat tersebut.
5. Informasi barang kiriman
Dalam catatan ini, dicantumkan tentang isi utama dari surat pemberitahuan pengiriman barang seperti waktu barang dikirimkan, harga dan cara pembayaran yang bisa dilakukan untuk bisa memudahkan pemesan melakukan kewajibannya setelah barang berhasil terkirim.
6. Lampiran surat
Dalam bagian ini berisi lampiran yang terdapat surat permintaan dari konsumen pemesan barang. Kegunaannya adalah untuk melakukan cek ulang jenis barang dikirim apakah sudah sesuai dengan pesanan konsumen atau tidak?
Dari semua data dan informasi yang tercantum di dalam surat pemberitahuan pengiriman barang, maka sopir maupun kurir pengiriman barang bisa dengan mudah menjelaskan tentang barang apa yang dibawa atau dikirimkan serta kepentingannya pada petugas lain seperti petugas lalu lintas jika ada pengecekan.
Baca juga: Formulir Pengiriman Barang Syarat Wajib Bagi Pengiriman
Di dalam surat pemberitahuan pengiriman barang akan ada 4 lembar rangkap dokumen yang masing-masing memiliki fungsi tersendiri. Rangkap pertama digunakan menjadi dokumen yang sah dari transaksi pengiriman barang yang sudah selesai dilakukan.
Rangkap kedua berfungsi menjadi tanda bukti dari pesanan barang yang sudah dilakukan oleh konsumen, lembar ini juga yang akan memberitahukan pihak penerima barang tentang jumlah tagihan pembayaran yang harus dilakukan.
Untuk rangkap dokumen yang ketiga dan keempat memiliki kegunaan sebagai dokumen arsip dari perusahaan yang membuat dokumen tersebut.
Pastinya pembuatan surat pemberitahuan pengiriman barang memang ditujukan agar barang kiriman bisa sesuai dan sampai tepat dengan pesanan dari pihak penerima.
Jika Anda ingin melakukan pengiriman barang cargo dengan aman dan terpercaya, direkomendasikan untuk menggunakan layanan jasa cargo dari perusahaan cargo Indonekargo.com. Tersedia layanan pengiriman lengkap, harga bersaing sekaligus layanan yang memuaskan.
Hubungi customer kami melalui nomor WhatsApp untuk mendapatkan harga menarik. Terima kasih.
