Dalam jasa pengiriman barang dibutuhkan adanya surat jalan barang yang digunakan untuk memberikan informasi lengkap tentang barang yang dikirimkan. Dokumen surat tersebut bisa digunakan oleh pihak penerima apakah produk yang dikirimkan sudah sesuai dengan pesanan atau belum.
Selain itu, jika terdapat informasi lengkap tentang isi barang kiriman maka pihak petugas dari jasa ekspedisi bisa menunjukkan bukti bahwa pengiriman barang dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku.
Cara Membuat Surat Jalan Pengiriman Barang yang Benar
Dalam surat jalan pengiriman barang akan tercantum detail rincian dari barang yang dikirim sehingga bisa dilakukan pengecekan. Misalnya terdapat informasi untuk jenis barang, jumlah barang, berat dan ukuran barang kiriman.
Maka dari itu, pembuatan surat jalan untuk pengiriman barang harus dilakukan dengan teliti dan sebaik-baiknya agar bisa meminimalisir kesalahan dalam proses pengiriman barang. Di bawah ini ada beberapa cara membuat surat jalan untuk pengiriman barang dengan benar yaitu:
1. Kop surat jalan
Cara pertama adalah membuat kop atau kepala surat jalan pengiriman barang. Merupakan bagian atas pada surat jalan yang memuat informasi lengkap tentang perusahaan jasa ekspedisi, nomor surat dan tanggal pengiriman barang. Informasi ini bisa digunakan oleh kurir atau pihak penerima barang jika ada sesuatu yang ingin dikomunikasikan terkait kiriman barang.
2. Tulis identitas pengirim dan penerima barang
Cara kedua adalah menuliskan identitas pengirim dan penerima barang dengan lengkap serta jelas. Identitas tersebut terdiri dari alamat, nama perusahaan, nomor telepon dan alamat email yang ditulis di bagian atas surat jalan pengiriman barang.
3. Rincian barang kiriman
Berikutnya adalah menuliskan rincian barang yang akan dikirim meliputi jenis barang yang dikirim, jumlah barang, berat serta ukuran barang kiriman. Informasi tersebut ditulis dengan detail dan terperinci pada bagian tengah atau isi surat jalan pengiriman barang.
4. Tulis alamat pengiriman barang
Selanjutnya menuliskan alamat lengkap dari tujuan pengiriman barang. Informasi tersebut dituliskan pada bagian bawah surat jalan barang yang terdiri dari informasi nama lengkap penerima barang dan nomor telepon yang bisa dihubungi untuk memudahkan proses pengiriman barang.
Baca juga: Formulir Pengiriman Barang Syarat Wajib Bagi Pengiriman
5. Informasi kendaraan pengiriman barang
Data berikutnya yang dibutuhkan adalah informasi lengkap tentang kendaraan yang digunakan untuk mengirimkan barang. Dalam surat jalan juga tercantum nomor polisi kendaraan serta jenis kendaraan yang digunakan untuk mengirimkan barang yang ditulis pada bagian bawah surat jalan untuk pengiriman barang.
6. Keterangan tambahan
Langkah berikutnya adalah menuliskan keterangan tambahan yang harus ditambahkan untuk menjadi informasi tambahan bagi penerima barang kiriman. Biasanya keterangan tambahan ini akan dituliskan di bagian surat jalan pada perhatian atau instruksi khusus dari pengiriman barang.
7. Kolom tambahan
Kemudian dalam pembuatan surat jalan pengiriman barang juga ada beberapa hal penting yang harus ada seperti kolom untuk tanda tangan pengirim barang, penerima barang dan pengemudi kendaraan yang membawa barang kiriman. Semua kolom yang disebutkan diletakkan pada bagian bawah surat jalan pengiriman barang.
8. Salinan surat jalan
Surat jalan pengiriman barang juga harus ada salinan atau rangkapnya yang akan dijadikan sebagai dokumen arsip pengiriman barang.
Kegunaan Surat Jalan Pengiriman Barang
Berikut adalah fungsi dari adanya surat jalan tersebut, yaitu:
Sebagai dokumen resmi dari jasa ekspedisi
Kegunaan yang pertama adalah sebagai dokumen resmi milik jasa ekspedisi yang selanjutnya bisa digunakan untuk berbagai kepentingan. Seperti untuk memudahkan proses pengiriman barang ke alamat tujuan, untuk memudahkan pengecekan barang dan menjadi bukti legalitas pengiriman barang.
Surat keterangan
Surat jalan pengiriman barang juga bisa digunakan untuk melakukan pendataan dari pihak pengiriman. Sehingga jika ada keluhan tentang barang kiriman maka bisa langsung dilakukan pengecekan untuk mengetahui barang kiriman dibawa oleh kendaraan ekspedisi yang mana dan sudah sampai di mana.
Menjadi bukti pengiriman yang valid
Kemudian kegunaan yang berikutnya adalah untuk membantu proses pengiriman barang untuk menjadi bukti pengiriman barang sehingga lebih mudah untuk masuk ke beragam daerah sesuai dengan alamat tujuan.
Jika Anda ingin melakukan pengiriman barang cargo dengan aman dan terpercaya, direkomendasikan untuk menggunakan layanan jasa ekspedisi dari perusahaan cargo Indonekargo.com. Tersedia layanan pengiriman lengkap, harga bersaing sekaligus layanan yang memuaskan. Perusahaan Cargo Indonekargo juga memiliki layanan drop off yang Anda butuhkan, pastikan untuk datang ke kantor jasa Indonekargo sesuai jam operasionalnya.
Hubungi customer kami melalui nomor WhatsApp untuk mendapatkan harga menarik. Terima kasih.
