Proses pengiriman barang menggunakan jasa pengiriman barang membutuhkan banyak hal yang perlu dipersiapkan rumah salah satunya yaitu packing list. Packing list adalah dokumen atau catatan yang memuat daftar item yang dikirimkan.
Tujuannya yaitu untuk memastikan semua barang tercatat dengan rapi dan membantu memudahkan pengecekan pihak ekspedisi maupun penerima. Dengan begitu, sangat penting untuk mengetahui dan menyusun daftar packing yang efektif untuk mengoptimalkan keamanan pengiriman barang.
Alasan Penting Membuat Packing List
Ada beberapa alasan penting mengapa membuat packing list sangat penting untuk dilakukan.
Proses klaim dan pemeriksaan yang mudah
Daftar packing membantu pihak ekspedisi maupun penerima untuk melakukan pengecekan apakah semua item barang sudah diterima dengan baik. Jadi kedua pihak (jasa ekspedisi dan penerima) dapat memastikan apakah barang sudah sampai ke alamat tujuan atau belum.
Menghindari risiko kehilangan
Salah satu risiko proses pengiriman barang yaitu terjadinya kehilangan di perjalanan. Untuk itu penting membuat packing list yang jelas sehingga meminimalisir risiko kehilangan atau kemungkinan salah kirim maupun tertinggal.
Efisien Waktu
Dengan adanya packing list juga lebih mempercepat proses penanganan barang. Biasanya, kurir atau pengirim akan mengirimkan barang secara sistematis dan terorganisir.
Cara Mudah Membuat Packing List
Packing list adalah cara paling efektif untuk mengorganisir pengiriman barang sehingga memastikan barang telah sampai ke penerima. Untuk itu, penting mengetahui bagaimana cara membuat packing list.
Memastikan Informasi Tepat
Ketepatan informasi menjadi kunci penting dalam pengiriman barang sehingga Anda perlu memastikan setiap barang yang dikirimkan sudah dicantumkan deskripsinya dengan jelas dalam packing list. Anda perlu mencantumkan semua detail yang meliputi berat barang, jumlah, dimensi dan lain-lain.
Jumlah Barang
Hal yang tak kalah penting yaitu memberikan catatan jumlah barang dengan akurat. Hal ini juga termasuk keseluruhan jumlah barang dan kemasan apabila barang yang dikirimkan jumlahnya beberapa item.
Menulis Deskripsi Barang
Anda juga wajib menulis deskripsi barang yang detail dan rinci pada setiap item. Adapun di dalamnya termasuk kode Stock Keeping Unit (SKU). Hal ini bertujuan untuk membantu dalam identifikasi barang kiriman.
Nomor Tracking
Selanjutnya, Anda juga perlu mencantumkan nomor tracking sehingga baik jasa pengiriman barang maupun penerima mudah dalam melakukan pelacakan status pengiriman barang.
Instruksi Khusus Lainnya
Tuliskan instruksi khusus lainnya tentang pengiriman barang, misalnya untuk memberikan perlakuan hati-hati karena barang mudah pecah. Hal ini bertujuan untuk memberikan perlindungan ekstra kepada barang sehingga sampai alamat tujuan dengan aman. Pastikan instruksi khusus tersebut digaris bawahi pada packing list.
Risiko Jika Data Packing List Tidak Sesuai
Apabila terjadi kesalahan penulisan data packing list sehingga tidak sesuai, maka ada beberapa konsekuensi atau risiko diantaranya sebagai berikut.
Kerusakan Barang
Data bahasa Inggris yang tidak sesuai memungkinkan barang mengalami kerusakan karena terjadinya penundaan proses pemeriksaan hingga penghentian pengiriman. Waktu pengiriman yang melebihi estimasi menyebabkan dampak negatif terhadap isi paket, misalnya menyebabkan kerusakan atau penurunan kualitas.
Menurunkan Reputasi
Risiko lain dari ketidakakuratan yaitu menyebabkan reputasi menjadi buruk sehingga kehilangan pelanggan. Misalnya jika isi paket rusak dan proses pengiriman lama akibat kesalahan data packing list, maka pelanggan menjadi tidak puas.
Kerugian Material
Jika terjadi kerusakan barang selama pengiriman maka dapat menyebabkan kerugian finansial karena barang tersebut tidak dapat dijual kembali. Jika hal ini terus berlanjut maka menyebabkan bisnis mengalami kebangkrutan.
Kesalahan penulisan data packing list menyebabkan penambahan biaya seperti biaya pengembalian, pengiriman ulang dan biaya perubahan oleh pengirim. Hal ini tentunya membuat profitabilitas perusahaan menurun.
Jadi, packing list adalah hal yang sangat penting dalam pengiriman barang sehingga harus dilakukan dengan teliti dalam membuat data packing list. Indonekargo selalu memastikan setiap item barang kiriman sampai ke alamat tujuan dengan selamat.
Sebagai jasa pengiriman terbaik, Indonekargo senantiasa berupaya memberikan layanan terbaik kepada pelanggan. Ini dia pentingnya dokumen pengiriman barang atau packing list dalam proses pengiriman barang.
