Tugas event organizer sebenarnya cukup kompleks, sebab mereka bertanggung jawab atas suatu acara secara keseluruhan. Mulai dari merencanakan, mengatur hingga melaksanakan acara sesuai dengan permintaan dari klien.
Sebelumnya, mereka harus mendengarkan apa yang klien inginkan, lalu memastikan semua berjalan dengan lancar. Baik dari segi teknis maupun logistik yang dibutuhkan untuk menunjang pelaksanaan acara.
Tugas Event Organizer
Lebih lanjut, apa saja sih tugas event organizer? Yuk simak berikut ini penjelasan lengkapnya.
Mengembangkan Konsep
Pada tahapan awal, event organizer akan melakukan diskusi dengan klien. Tujuannya untuk memahami tema, visi, misi, dan tujuan dari acara. Kemudian mereka mulai menerjemahkan ide tersebut ke dalam sebuah rencana konkret.
Selama dalam proses pengembangan konsep ini, mereka juga terus mendiskusikannya dengan klien. Hal ini untuk memastikan keinginan klien dapat mereka penuhi secara maksimal.
Budgeting
Sebuah acara tentu tidak terlepas dari rencana pembiayaan. Tugas ini juga menjadi tanggung jawab event organizer untuk merancangnya.
Budgeting ini mencakup perkiraan biaya acara secara keseluruhan, peralatan, venue, entertainment, katering, marketing, dan berbagai pengeluaran lainnya. Selain itu, pengelolaan budget ini pun harus berjalan efektif.
Jangan sampai event organizer salah dalam membuat budgeting ini. Sebab, kesalahan ini bisa menjadikan acara berjalan tidak lancar hingga mengakibatkan kerugian finansial bagi mereka sendiri.
Pemilihan Venue
Event organizer juga harus mencari venue yang sekiranya sesuai dengan konsep acara yang sudah mereka rencanakan. Tidak hanya itu saja, venue juga harus mempertimbangkan soal fasilitas yang tersedia, kapasitas pengunjung, dan sebagainya.
Koordinasi dengan Vendor
Pemilihan vendor juga menjadi tanggung jawab mereka, bukan hanya sekadar mencari tetapi juga mengelolanya. Katakanlah untuk cathering, transportasi, dekorasi, peralatan audiovisual, keamanan, on ground handling, dan sebagainya.
Manajemen Logistik
Manajemen logistik ini mencakup pengawasan aspek-aspek logistik, penjadwalan, pengembangan jadwal, mengatur akomodasi, pengelolaan ticketing, dan sebagainya.
Baca juga: Tugas Logistik Adalah Manajemen Barang, Berikut Fungsinya
Mempromosikan Acara
Tidak hanya soal teknis saja, tugas event organizer juga mencakup soal promosi acara. Mereka harus mampu membuat strategi marketing untuk menarik peserta, koordinasi dengan tim public relation, lalu perancangan dan pendistribusian materi acara.
Mereka juga harus pandai dalam memanfaatkan media sosial atau platform lain untuk menunjang promosi acara ini.
On Ground Handling
Selama acara berlangsung, event organizer juga wajib hadir. Hal ini bertujuan untuk memastikan acara benar-benar berjalan dengan lancar.
Mulai dari mengawasi operasional, koordinasi dengan vendor, menangani permasalahan darurat, dan memastikan flow event berjalan sebagaimana mestinya. Biasanya mereka akan turun langsung untuk mengatasi permasalahan ini, namun bisa juga memanfaatkan vendor on ground handling secara khusus.
Evaluasi
Evaluasi sangat dibutuhkan dalam berbagai hal, termasuk bagi event organizer. Hal ini bertujuan untuk memastikan tingkat keberhasilannya, menampung feedback dari peserta event dan klien, serta untuk mengidentifikasi area. Nantinya hal tersebut bisa menjadi tolak ukur untuk melakukan perbaikan pada acara mendatang.
Skill Event Organizer
Untuk membangun bisnis sebagai event organizer, Anda harus memiliki skill khusus. Penasaran apa saja? Yuk simak berikut ini penjelasannya.
Komunikasi
Seorang event organizer harus mampu berkomunikasi dengan baik. Sebab, Anda akan berhubungan langsung dengan banyak orang, misalnya klien, penyelenggara acara lain, pemasok, vendor, dan sebagainya.
Jika komunikasi yang Anda lakukan efektif, maka Anda bisa menyampaikan informasi secara cepat dan tepat. Skill ini juga membantu klien untuk mempercayakan acara mereka kepada Anda.
Kolaborasi dan Multi-Tasking
Dua skill ini wajib Anda miliki karena event organizer tidak bisa bekerja sendirian. Anda harus berkolaborasi dan bersinergi agar tujuan bisa tercapai. Sementara untuk multi-tasking dibutuhkan agar tim bisa menjalankan tanggung jawabnya secara lebih efisien.
Negosiasi
Negosiasi dibutuhkan untuk mencapai kesepakatan paling bijaksana antara klien, vendor maupun pihak lain yang terlibat di dalamnya. Anda harus mampu membujuk target sasaran agar mendapatkan peluang-peluang tertentu.
Itulah penjelasan tentang tugas event organizer yang harus Anda pahami. Berbicara soal logistik dan peralatan lain yang dibutuhkan, Anda bisa memesannya secara online jauh-jauh hari agar lebih hemat anggaran. Untuk proses pengirimannya, gunakan saja jasa pengiriman barang dari Indonekargo.com yang melayani logistik dari berbagai daerah di Indonesia.
Tersedia juga layanan konsultasi sesuai kebutuhan, harga bersaing dan jaminan keamanan proses pengiriman barang dengan menggunakan armada transportasi yang berkualitas.
Hubungi customer kami melalui nomor WhatsApp untuk mendapatkan harga menarik. Terima kasih.
