Bagi seseorang yang sudah lama berkecimpung dalam dunia bisnis, tentu sudah tidak asing lagi dengan perbedaan procurement dan purchasing.Kedua istilah ini memang sama-sama berkaitan dengan pengadaan barang maupun jasa.
Apapun bisnis yang dijalankan, Anda membutuhkan keduanya untuk melancarkan kegiatan produksi maupun operasional. Namun, tahukah Anda bila ternyata procurement dan purchasing mempunyai makna yang berbeda?
Perbedaan Procurement Dan Purchasing
Pengenalan terhadap istilah procurement dan purchasing secara lebih mendalam akan membantu Anda dalam penerapannya di perusahaan. Berikut daftar perbedaan procurement dan purchasingyang perlu Anda ketahui:
Dari segi pengertiannya saja, kedua istilah tersebut sudah jelas berbeda. Procurement ialah sebuah proses untuk mengadakan barang atau jasa itu sendiri. Proses pengadaan tersebut perlu melalui beberapa tahapan, seperti:
- Identifikasi atas kebutuhan perusahaan
- Pemilihan barang atau jasa yang sesuai kebutuhan
- Pengadaan barang maupun jasa yang sudah dipesan
Berbeda dengan istilah purchasing yang memiliki arti sebagai proses pembelian jasa atau barang sesuai kebutuhan perusahaan. Dengan kata lain, purchasing termasuk bagian dalam procurement yang akan melalui beberapa tahapan, seperti:
- Proses pemilihan vendor
- Melakukan pemesanan barang atau jasa dengan sistem purchasing order (PO)
- Menerima delivery order dan memantau barang pesanan
- Proses penerimaan dan pemeriksaan barang.
- Pembayaran atas tagihan dan faktur
Berdasarkan perbedaan procurement dan purchasingdari segi pengertian di atas, maka skill yang diperlukan tentu tidak sama. Lantas, apa keahlian yang perlu dimiliki oleh seseorang di bagian procurement?
- Memiliki manajemen hubungan, agar hubungan dengan para supplier dapat terjaga dan terawat dengan baik.
- Mahir bernegosiasi, agar perusahaan dapat memperoleh harga terbaik dengan kualitas produk yang sama.
- Mempunyai kemampuan strategic thinking untuk mengantisipasi segala kemungkinan dan perubahan yang terjadi di pasar. Harga mungkin saja berubah, tetapi bagaimanapun tujuan perusahaan tetap harus tercapai.
Meski tugasnya lebih ringan, tetapi Anda tetap harus memerhatikan skill yang dimiliki oleh bagian purchasing atau pembelian. Berikut beberapa aspek yang dapat menjadi bahan pertimbangan:
- Memiliki manajemen inventaris yang baik, agar barang atau jasa dapat tersimpan serta terpakai dengan baik.
- Dapat membedakan kualitas barang atau kemampuan dalam quality control.
- Menguasai hal yang berhubungan dengan keuangan, terutama mengenai standar harga yang masuk akal.
- Paham tentang sistem perpajakan, baik dari segi persentase maupun penghitungannya.
- Mempunyai relasi luas, baik kategori supplier, event organizer, jasa pengiriman, katering, dan pihak lain yang biasa perusahaan butuhkan.
Perbedaan Procurement Dan Purchasing Dari Segi Tugas
Setelah mengetahui beberapa perbedaan di atas, maka Anda juga harus memahami tugas dari keduanya. Dalam penerapannya, bagian procurement mempunyai tugas sebagai berikut:
- Menyusun standarisasi perusahaan mengenai kebutuhan akan barang dan jasa.
- Merencanakan penyediaan barang atau jasa, agar tidak sampai kehabisan.
- Menyesuaikan detail serta spesifikasi setiap barang atau jasa.
- Mencari vendor serta supplier, lalu melakukan analisa terhadap penawaran yang diajukan.
- Melakukan negosiasi sekaligus membuat perjanjian kontrak.
- Memberikan evaluasi serta mengontrol kinerja tim.
Sebagai bagian dari procurement, tim purchasing juga mempunyai peran yang tidak kalah penting. Lantas, apa saja tugas dari seseorang yang bertugas di tim pembelian atau purchasing?
- Menyusun daftar pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan oleh seluruh bagian perusahaan. Dalam hal ini, tidak hanya bagian produksi saja, tetapi juga mencakup kantor dan operasional perusahaan.
- Mengkategorikan daftar pembelian tersebut, apakah masuk ke dalam list belanja bulanan atau tahunan.
- Meminta persetujuan atau approval kepada bagian keuangan untuk menyediakan anggaran perbelanjaan.
- Menghubungi vendor atau supplier untuk meminta penawaran harga.
- Membuat dokumen pemesanan atau purchasing order.
- Memastikan pengiriman tepat waktu dan barang yang diterima sesuai pesanan.
- Mendokumentasikan data-data yang terkait dengan proses pembelian.
Berdasarkan penjabaran mengenai masing-masing tugas dari procurement dan purchasing, maka dapat dilihat ada perbedaan mengenai keterlibatan di dalam perusahaan.
Tim procurement terlibat secara proaktif, sejak awal hingga akhir dalam proses pengadaan barang. Berbeda dengan tim purchasing yang hanya terlibat saat ada barang atau jasa yang dibutuhkan.
Tahapan Dalam Memilih Jasa Pengiriman
Salah satu hal penting dalam perusahaan yang harus benar-benar diperhatikan oleh tim procurement dan purchasing ialah pemilihan jasa pengiriman. Sebab, ekspedisi bertindak sebagai perantara antara perusahaan dengan pembeli.
Dengan kerjasama yang tepat, maka barang akan sampai di tujuan dengan selamat dan tepat waktu. Lebih dari itu, keamanan dan keselamatan barang tentu tetap menjadi poin utama yang harus Anda perhatikan.
Jangan tergiur dengan pihak yang menawarkan harga lebih murah dari standar di pasaran. Untuk mendapatkan jasa pengiriman yang terpercaya, Anda dapat mengikuti panduan berikut:
- Cari referensi mengenai keberadaan jasa pengiriman, baik melalui internet maupun relasi perusahaan. Anda dapat melihat kredibilitas melalui rating maupun review pelanggan yang sebelumnya.
- Cek ketersediaan akomodasi yang dimiliki ekspedisi. Armada yang lengkap tentu saja akan memudahkan Anda dalam menyesuaikannya dengan kebutuhan pengiriman.
- Ketahui standar harga yang ada di pasaran, lalu bandingkan beberapa di antaranya.
- Lihat layanan serta fasilitas yang mampu pihak ekspedisi berikan. Pastikan untuk memilih jasa pengiriman yang siap memberikan asuransi terhadap barang kiriman.
- Perhatikan estimasi waktu pengiriman, agar barang dapat sampai di tempat tujuan sesuai ketentuan dan tanpa kurang satu apapun.
- Pilih jasa pengiriman yang mempunyai jangkauan luas, agar Anda tidak repot menjadi ekspedisi lainnya. Semakin banyak Anda menggunakan jasa, biasanya pihak ekspedisi akan memberikan harga lebih murah.
- Pastikan untuk memilih jasa pengiriman yang terintegrasi dengan fitur cek resi. Dengan begitu, Anda akan lebih mudah dalam hal pengawasan barang.
Rekomendasi Ekspedisi Untuk Skala Perusahaan
Dari tahapan di atas terjawab sudah, bahwa mencari jasa pengiriman barang untuk skala perusahaan tidaklah mudah. Hal tersebut tidak sama, seperti saat Anda memilih ekspedisi untuk berbelanja di marketplace.
Sebab, jenis barang, jumlah, maupun tujuan pengiriman lebih random dibandingkan belanja online. Jika memang Anda sedang mencari rekomendasinya, cobalah untuk mampir ke website berikut.
PT Indone Kargo Express merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di dalam bidang spesialis kargo. Berpengalaman lebih dari 15 tahun membuat PT IKE berhasil menjangkau ratusan customer dari Sabang hingga ke Merauke.
Selain pilihan armada yang lengkap, Anda juga dapat memilih jalur pengiriman, seperti darat, laut, maupun udara. Kenapa banyak orang yang menjalin kerjasama dengan PT IKE?
- Tarif atau harga yang dipatok terbilang masuk akal dan fleksibel, sehingga Anda dapat menyesuaikannya dengan budget.
- Didukung dengan aplikasi yang canggih dan responsif, agar customer lebih mudah untuk melakukan pemesanan maupun pelacakan.
- Tim kargo terdiri dari para pekerja profesional dan berpengalaman di bidangnya, termasuk driver yang menguasai medan.
- Pilihan armada yang tersedia banyak dan semua mendapat perawatan, sesuai prosedur yang dianjurkan.
- Bekerja sama dengan perusahaan asuransi, sehingga menjamin keamanan barang Anda.
- Gratis konsultasi untuk mendapatkan layanan dan harga terbaik.
- Customer service yang online selama 24 jam penuh.
Demikian penjabaran mengenai perbedaan procurement dan purchasingdi dalam perusahaan. Semoga bermanfaat dan dapat menjadi pencerahan bagi Anda yang masih pemula dalam dunia bisnis, terutama berhubungan dengan ekspedisi.
