Apa Itu Delivery Notes: Pengertian, Fungsi, dan Jenisnya

  • Reading time:6 mins read

Apa itu delivery notes merujuk pada proses pengiriman barang. Biasanya notes ini menjadi dokumen penting yang selalu dilampirkan dalam barang kiriman.

Fungsinya sangat penting bagi pebisnis untuk memeriksa proses pengiriman barang. Melalui dokumen ini, pebisnis dapat mengetahui barang yang dikirimkan sudah sesuai atau tidak. Bahkan berguna juga bagi penerima untuk mengecek kesesuaian barang yang mereka beli.

Apakah Yang Dimaksud dengan Delivery Notes?

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai apa itu delivery notes, tentu membutuhkan penjelasan secara detail. Delivery notes merupakan dokumen yang terlampir dalam barang yang Anda kirimkan. Maksudnya barang yang dikirimkan penjual kepada pembeli.

Dalam delivery notes tercantum nama dan kontak penjual, nama dan kontak penerima barang atau pembeli, tanggal pemesanan sekaligus pengiriman, jumlah barang, dan kode unik dari produk. 

Namun dalam notes tersebut tidak mencantumkan berapa harga barang yang Anda kirimkan, sebab sudah terdapat dalam faktur. Meskipun demikian, ada pula yang mencantumkan informasi mengenai harga barang ketika dibutuhkan. 

Notes ini nantinya akan kembali pada penjual ketika penerima sudah menandatangani. Hal ini sebagai bukti bahwa barang tersebut sudah diterima oleh pembeli.

Fungsi Delivery Notes

Lebih lanjut, apa saja sih fungsi dari delivery notes itu sendiri? Yuk simak berikut ini penjelasan lengkapnya.

Dokumen Resmi untuk Perusahaan Jasa Ekspedisi

Ketika mengirimkan barang, biasanya terdapat pemeriksaan khusus. Apalagi jika pengiriman barang dilakukan lintas daerah atau ranah internasional. Adanya notes ini menjadi dokumen resmi yang memudahkan pihak jasa ekspedisi saat adanya pemeriksaan dari penjaga keamanan. 

Bukti Valid Adanya Pengiriman

Konsumen tentu membutuhkan notes sebagai bukti dari pengiriman yang paling valid. Informasi yang tercantum di dalamnya bisa membantu konsumen ketika meminta pertanggung jawaban penjual apabila terjadi kesalahan dalam melakukan pengiriman.

Bukan hanya konsumen, notes juga merupakan bukti resmi untuk penjual. Dokumen ini menjadi bukti pertanggung jawaban penjual bahwa sudah mengirimkan barang yang dipesan. Selanjutnya pengiriman diserahkan kepada pihak jasa ekspedisi.

Company Branding

Sebenarnya, notes ini bukanlah dokumen wajib yang mutlak ada dalam tiap pengiriman. Tetapi dokumen ini juga merupakan bentuk bahwa penjual sudah memberikan pelayanan terbaik untuk pembeli. Peluang ini semestinya Anda manfaatkan untuk branding bahwa perusahaan Anda kredibel.

Citra bisnis Anda bisa semakin meningkat dengan adanya notes tersebut. Meskipun nampak sederhana, namun notes ini dapat berdampak untuk kelangsungan hubungan pelanggan dengan penjual. Notes juga bisa memancing pembeli untuk melakukan repeat order.

Jenis-Jenis Delivery Notes

Jenis-jenis dari delivery notes terbagi sesuai dengan kebutuhan sebagaimana berikut ini.

Untuk Pengiriman Barang

Notes ini bertujuan untuk memberikan jaminan keamanan pengiriman serta memastikan bisnis Anda kredibel. Hal ini termasuk informasi mengenai produk yang ada dalam paket, misalnya atasan anak merek A sebanyak 2 pcs.

Pastikan Anda memeriksa kembali notes tersebut apakah sudah sesuai untuk menunjukkan kredibilitas bisnis Anda. Selain itu memudahkan Anda juga dalam pengarsipan.

Untuk Penjualan Barang

Ketika barang sudah Anda kirimkan, tentu Anda tidak bisa memantaunya secara langsung. Hal ini sering kali menimbulkan keresahan bagi pebisnis. 

Namun saat pembeli sudah menerima notes tersebut, Anda bisa lebih tenang karena Anda tahu kalau barang pasti akan sampai kepada pembeli.

Terdapat dua jenis notes ini, yaitu kredit dan tunai. Untuk notes kredit berisikan informasi mengenai jumlah yang harus dibayarkan konsumen yang nominalnya tidak bisa diubah. Kemudian notes tunai hanya sebagai informasi mengenai produk yang ada dalam paket tersebut.

Untuk Retur Barang

Ada kondisi tertentu yang memungkinkan pembeli melakukan penukaran atau retur barang. Untuk mempertahankan kepercayaan konsumen, sebaiknya Anda berikan kesempatan untuk melakukan penukaran.

Biasanya konsumen akan melakukan penukaran dengan kondisi kerusakan produk atau salah kirim produk. Notes ini berguna untuk mereka yang ingin melakukan retur barang. Konsumen dapat mencantumkan pada notes mengenai barang yang akan mereka tukarkan.

Itulah penjelasan lengkap mengenai apa itu delivery notes serta fungsi dan jenis-jenisnya.

Bagi Anda yang membutuhkan jasa pengiriman barang, pastikan menggunakan jasa ekspedisi terpercaya yang menawarkan kerja sama untuk free shipping seperti PT. Indone Kargo Ekspress. Ada harga menarik untuk Anda yang memiliki kuantitas pengiriman besar.

Perusahaan kargo Indonekargo juga memiliki layanan drop off yang Anda butuhkan, pastikan untuk datang ke kantor jasa Indonekargo sesuai jam operasionalnya.

Hubungi customer kami melalui nomor WhatsApp untuk mendapatkan harga menarik. Terima kasih.

5/5 - (1 vote)